am 10. September 2020
KPIs als wichtige Wegweiser
Mit Key-Performace-Indicators (KPI) „werden in der Betriebswirtschaftslehre allg. Kennzahlen bezeichnet, die sich auf den Erfolg, die Leistung oder Auslastung des Betriebs, seiner einzelnen organisatorischen Einheiten oder einer Maschine beziehen.” (Quelle: Gabler Wirtschaftslexikon)
KPIs zu beobachten und zu analysieren bedeutet zwar oftmals einen nicht geringen Aufwand, sind aber einer der Faktoren schlechthin für betriebswirtschaftlichen Erfolg. Mit den KPIs solltest du dich daher im besten Fall schon vor der Eröffnung eines Studios beschäftigen. Generell ist es sinnvoll, die KPIs über einen längeren Zeitraum zu messen, um eine Vergleichbarkeit zu gewährleisten. In den meisten Fällen bietet sich hierbei ein Monatsreport an. Vielleicht hast du auch Zugriff auf Branchenreports wie die Eckdaten des DSSV, so dass dir die Einordnung im Markt besser gelingt.
In unserem Artikel haben wir sieben wichtige KPIs für Fitnessstudios herausgesucht, die Betreibern dabei helfen können, ihre operativen Prozesse besser zu steuern und entsprechend schnell zu reagieren, wenn es mal nicht so gut läuft.
Wichtig ist es, den Zeitpunkt zu erkennen, wann man in die bestehenden Prozesse eingreifen sollte. Weder ein zu schneller Wechsel noch ein zu langes Ausharren bringen dich zum langfristigen Erfolg – ein gesundes Mittelmaß ist der Weg zum Erfolg.
1. Durchschnittlicher Umsatz pro Mitglied
Der Umsatz pro Mitglied ist eine der ersten Kennzahlen, die Betreiber im Blick halten sollten – und das aus gutem Grund: Diese recht einfache Berechnung (Umsatz / Mitgliederanzahl) liefert einen schnellen Überblick über den eigenen Erfolg. Für eine noch genauere Betrachtung is es sogar sinnvoll, die Mitglieder und die Einnahmen nach Segmenten zu kategorisieren (z.B. nach Alter, Vertragstyp etc.).
Schauen wir uns z.B. den durchschnittlichen Monatsbeitrag an, so kannst du diesen in allen Facetten durchleuchten und siehst sofort, wie viel du pro Mitglied verdienst. Darüber hinaus können auch Vergleiche mit Zugängen oder Abgängen Aufschluss über den Verkauf oder die Kündigungsrate geben.
Gibt es einen Zusatzverkauf in deinem Studio, lohnt es sich auch, sich hiermit auseinander zu setzen und den durchschnittlichen Umsatz durch Zusatzprodukte pro Mitglied zu tracken. Erfolglose Produkte können so zudem leicht erkannt und abgeschafft werden.
2. Fluktuationsquote
Viele kennen die Aussage, dass es günstiger ist, Mitglieder zu halten, als neue zu gewinnen.
Also ist es sinnvoll, seine Zugänge und Abgänge zu kennen. Hier unterstützt dich die Magicline mit der Vorschau, wie viele Mitglieder gekündigt haben und wie viele Mitgliedschaften bereits für die Zukunft abgeschlossen wurden.
Eine weitere wichtige KPI für Fitnessstudios ist die Fluktuationsquote. Sie bietet dir einen guten Anhaltspunkt, wie hoch der Durchlauf deiner Mitglieder ist. Die Kennzahl kannst du monatlich, pro Quartal oder pro Jahr messen.
In der Magicline wird die Schlüter-Formel angewendet, d.h. Abgänge werden durch neue Eintritte kompensiert, da es sich bei den Mitgliederabgängen um eine Zeitraumgröße, beim Mitgliederbestand aber um eine Stichtagsgröße handelt.
Fluktuationsquote = Abgänge / (Anzahl Mitglieder Begin of Period + Zugänge)
Wenn du zu viele Mitglieder verlierst als du gewinnst, läuft etwas falsch in deinem Studio. Erhalten die Mitglieder tatsächlich die Leistung, die sie beim Abschluss der Mitgliedschaft erwarten? Steht der Preis in einem fairen Verhältnis zur Leistung? Welche Erfahrungen sammeln die Mitglieder? Eine hohe Fluktuationsquote kann ein wichtiger Indikator dafür sein, dass den Mitgliedern etwas fehlt.
Die einzige Möglichkeit, ein durch die Hintertür geflüchtetes Mitglied zu ersetzen, besteht darin, jemanden Neues durch die Vordertür hereinzubringen. Das allerdings bedeutet Marketingstrategien, Zeit, Ausgaben und Verkaufsanstrengungen.
3. Split-Tarifarten
Der Split der Tarifarten kann dir aufzeigen, ob ein Ungleichgewicht zwischen deinen Mitgliedschaften herrscht. Welche grundlegenden Unterschiede gibt es bei Tarifen?
- Dauer der Grundlaufzeit
- Höhe des Monatsbeitrags
- Zahlweise
Die Magicline zeigt dir auf einen Blick den Umsatz der einzelnen Tarife. Anhand der Grafik kannst du erkennen, wie bspw. das Verhältnis zwischen kurzen und langen Laufzeiten ist.
Wenn du bspw. ein Ungleichgewicht zwischen Vorauszahlern (90%) und Monatszahlern (10%) hast, ist dein Business schwer planbar. Hier würde deine zu hohe kurzfristige Liquidität zu einer geringen End-Rentabilität führen.
4. Auslastung der Mitarbeiter
Die Auslastung ist das Verhältnis von der verfügbaren Arbeitszeit und der Abarbeitungsrate. Das bedeutet, wenn ein Trainer 40 Arbeitsstunden pro Woche zur Verfügung hat, und er 36 Termine à 1 Stunde durchführt, liegt die Auslastung des Mitarbeiters bei 90%.
Wenn es nun darum geht, Einweisungstermine für neue Mitglieder zu buchen, wird es immer mal wieder schwierig, zeitnah einen Termin zu finden. Das liegt daran, dass eine Steigerung der durchschnittlichen Auslastung zu einer exponentiellen Steigerung der Wartezeit führt. Die Auslastung der Mitarbeiter bietet auch die Grundlage für die Berechnung des Deckungsbeitrags von Mitarbeitern.
5. Durchschnittliche Kursauslastung
Wenn du in deinem Studio Kurse anbietest, ist es auf jeden Fall sinnvoll, die Auslastung zu messen. Diese Kennzahl ist essenziell bei der Berechnung der Rentabilität der einzelnen Kurse. Somit kann sie bei Änderungen im Kursplan und Gehaltsverhandlungen mit Kurstrainern zur Unterstützung dienen.
Durch das Buchen der Kurse per NoExcuse-App erhältst du mit Hilfe der Magicline die Übersicht der Kursteilnehmerzahlen, ohne diese ständig selbst zählen zu müssen.
6. Leadgewinnungs-Rate
Bei diesem KPI misst du die Anzahl der Leads, die tatsächlich in Kunden umgewandelt werden konnten. Damit hast du einen guten Indikator, wie gut oder schlecht deine Leadgewinnung funktioniert und ob deine Marketingmaßnahmen so greifen, wie du dir das vorgestellt hast.
Wie die Magicline bei diesem Prozess Studios unterstützt, kannst du direkt auf unserer Website nachlesen, wo wir einen kompletten Feature-Bereich nur für den Sales-Prozess angelegt haben.
So berechnest du die Leadgewinnungs-Rate:
Leadgewinnungsrate = (Anzahl der gewonnenen Neukunden / Anzahl der eingegangenen Leads) x 100
7. Kundenzufriedenheit
Die Kundenzufriedenheit ist grundsätzlich ein sehr entscheidender KPI für alle Unternehmen in der freien Wirtschaft. Dabei misst du, wie viele Mitglieder oder Besucher sich positiv und negativ über dein Studio oder zu bestimmten Angeboten geäußert haben. Das kann sowohl direkt im Studio sein als auch über bestimmte Rating-Seiten wie z.B. die Google-Bewertung.
Zudem gibt es noch weitere Indikatoren, die hier zu einem Ergebnis beitragen können. Die durchschnittliche Laufzeit der Verträge ist einer davon. Je höher die durchschnittliche Länge deiner Verträge, desto zufriedener sind die Mitglieder mit deinen angebotenen Leistungen. Für eine Verbesserung lohnt es sich hier auch die Gründe bei einer Kündigung im Detail zu erfragen, um Erkenntnisse zu erlangen, wie du die Zufriedenheit weiter erhöhen kannst. Auch Umfragen zur Kundenzufriedenheit sind ein gutes Mittel, um diesem KPI Rechnung zu tragen.
Fazit
KPIs sind wichtig und entscheidend bei der Erfolgsmessung. Genauso dienen sie als Frühwarnsystem, wenn es mal schlechter laufen sollte.
Neben diesen sieben KPIs gibt es natürlich noch viele weitere. Doch je mehr Werte analysiert werden, desto mehr Zeit muss dafür eingeplant werden. Aus diesem Grund sollten die wichtigsten Kennzahlen regelmäßig unter die Lupe genommen werden. Suche dir drei bis vier Kennzahlen aus, die für dein Unternehmen am wichtigsten sind. Du wirst merken, dass dir dies nach und nach immer mehr Klarheit über dein Fitnessstudio und über mögliche Herausforderungen bringen wird.
Wenn du noch mehr über die Kennzahlen und ihre Auflistung in der Magicline erfahren möchtest, empfehlen wir dir zudem den Help Center Artikel zu Studiokennzahlen.
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