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Arbeitszeiterfassung

Das musst du jetzt tun

Arbeitszeiterfassung

Du findest in diesem Artikel:

  • Interview mit Rechtsanwalt Dr. Hans Geisler und Dr. Christoph Franke
  • Arbeitszeiterfassung mit der Magicline
  • Online-Seminar zur Arbeitszeiterfassung
  • Häufig gestellte Fragen
  • So kannst du die Arbeitszeiterfassung nutzen

Sie wird kommen und auch du als Fitnessanbieter bist davon betroffen – die Rede ist von der Arbeitszeiterfassung.

Damit du als Studiobetreiber genau weißt, was nun deine Verpflichtungen sind und was du bei der Einführung eines Arbeitszeiterfassungssystems beachten musst, haben wir dir hier nochmal alle wichtigen Informationen zusammengefasst.

Interview mit Rechtsanwalt Dr. Hans Geisler und Dr. Christoph Franke

Sie sind bekannt in der Fitnessbranche und stehen Fitnessanbietern mit rechtlicher Hilfe zur Seite: Dr. Hans Geisler und Dr. Christoph Franke. Ihre Kanzlei Dr. Geisler, Dr. Franke Rechtsanwälte PartmbB hat speziell für die Fitnessbranche verschiedene Rechtsberatungskonzepte entwickelt, die den Studiobetreiber entlasten und ihm Zeit für sein Kerngeschäft verschaffen.

Jetzt erklären sie im Interview alles zum Thema Zeiterfassung und warum Fitnessanbieter nun aktiv werden müssen.

Es kursieren viele unterschiedliche Informationen im Netz. Klären Sie unsere Leser doch einmal auf, wie ist der aktuelle rechtliche Stand bei dem Thema Zeiterfassung?

„Eine unmittelbare Verpflichtung zur Erfassung von Arbeitszeiten findet sich derzeit lediglich im Mindestlohngesetzes (MiLoG) sowie dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG).  So besteht (ausschließlich) für geringfügig beschäftigte Mitarbeiter bereits seit 2015 die Verpflichtung, Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit zu dokumentieren (§17 Abs. 1 MiLoG).  Ebenso werden Arbeitgeber gem. § 16 Abs. 2 ArbZG bereits jetzt verpflichtet, die werktäglichen Arbeitszeiten, die über acht Stunden hinausgehen, zu erfassen.“

„Die derzeitige Diskussion im Zusammenhang mit der Erfassung von Arbeitszeiten ist allerdings nicht im Kontext dieser beiden Vorschriften zu sehen. Die aktuelle Unruhe im Hinblick auf die Erfassung von Arbeitszeiten begründet sich auf einen Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (Az.: 1 ABR 22/21). Das Gericht hat feststellt, dass Arbeitgeber unabhängig von den vorgenannten Vorschriften bereits jetzt gem. § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz verpflichtet sind, eine elektronische Arbeitszeiterfassung vorzuhalten.“

Was bedeutet das für Fitnessanbieter konkret?

„Dem vorgenannten Beschluss des Bundesarbeitsgerichts ist eine Entscheidung des EuGH vom 14.09.2019 (Az.: C-55/18) vorausgegangen, wonach Arbeitgeber verpflichtet sind, ein objektives, verlässliches und zugängliches Arbeitszeiterfassungssystem einzurichten, mit dem eine Erfassung der täglich geleisteten Arbeitszeit der Arbeitnehmer erfolgt.“

„Deshalb besteht auch für jeden Fitnessanbieter, der Arbeitgeber ist, die konkrete Verpflichtung, ein elektronisches und fälschungssicheres Arbeitszeiterfassungssystem einzuführen.“

Dr. Hans Geisler, Rechtsanwalt

Warum ist Arbeitszeiterfassung auch für Fitnessanbieter so wichtig?

„Zunächst ist die Einführung eines solchen Arbeitszeiterfassungssystems alternativlos, weil dies einer gesetzlichen Verpflichtung entspricht. Zudem werden auch die Arbeitnehmer zukünftig, was Arbeitszeiten betrifft, mehr und mehr sensibilisiert sein, sodass es auch aus diesem Grunde sinnvoll ist, sich als Arbeitgeber nicht erpressbar zu machen.“

Müssen Fitnessanbieter reagieren oder droht ihnen eine Strafe, wenn sie sich nicht mit dem Thema beschäftigen?

„Die Beantwortung dieser Frage hängt davon ab, aus welcher Perspektive es geprüft wird. Da es nach der aktuellen Rechtssprechung des Bundesarbeitsgerichts bereits jetzt die Verpflichtung von Arbeitgebern gibt, die Arbeitszeit elektronisch zu erfassen, ist aus Compliancegründen die Frage mit „Ja!“ zu beantworten. Es ist mithin insoweit bereits jetzt zu reagieren. Nur durch die Einführung eines elektronischen, fälschungssicheren Arbeitszeiterfassungssystems genügen Arbeitgeber ihren gesetzlichen Verpflichtungen.“

Arbeitszeiterfassung Studiobetreiber
Auch Studiobetreiber müssen sich um ein System für die Arbeitszeiterfassung kümmern

„Gleichwohl stellt sich tatsächlich die Frage, welche Konsequenzen es für Arbeitgeber hat, wenn diese die Arbeitszeiten nicht elektronisch erfassen. Da das BAG eine Verpflichtung zur Erfassung von Arbeitszeiten aus dem Arbeitsschutzgesetz herleitet, bedeutet dies, dass mögliche Ordnungswidrigkeiten anhand dieses Gesetzes zu bewerten sind. Wenn  Arbeitgeber mithin keine elektronische Arbeitszeiterfassung vorhalten, dann liegt nach der Auffassung des Bundesarbeitsgerichts ein Verstoß gegen § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz vor. Ein solcher Verstoß ist jedoch grundsätzlich nicht bußgeldbewehrt. Dies bedeutet, dass Arbeitgeber nach derzeitiger Rechtslage keine grundsätzliche Befürchtung haben müssen, Bußgelder zu bekommen, wenn keine elektronische Arbeitszeiterfassung vorgehalten wird. Erst dann, wenn die zuständige Aufsichtsbehörde einem Arbeitgeber eine sogenannte vollziehbare Anordnung auferlegt, dann würde ein Verstoß hiergegen bußgeldbewehrt sein.“

„Bis dahin ist der formaljuristische Verstoß gegen das Arbeitsschutzgesetz mithin sanktionslos.“

„Allerdings wird sich auch dieses bald ändern. Die Verpflichtung zu einer entsprechenden Arbeitszeiterfassung wird in das neue, zu ändernde Arbeitszeitgesetz aufgenommen werden.“

„Wir rechnen fest mit der Einführung entsprechender Bußgeldtatbestände in dem sodann geänderten Gesetz. Mit anderen Worten: Auch die bußgeldbewehrte Verpflichtung zur Einführung von Arbeitszeiterfassung wird kommen.“

Dr. Christoph Franke, Rechtsanwalt

Worauf sollten Fitnessanbieter bei einem Dienstleister für Arbeitszeiterfassung achten? 

„Insoweit muss natürlich auch abgewartet werden, ob die erwartete Änderung im Arbeitszeitgesetz neue gesetzliche Anforderungen vorgeben wird. Unter Berücksichtigung der bislang ergangenen europarechtlichen Rechtssprechung sowie der des Bundesarbeitsgerichts ist allerdings davon auszugehen, dass die Arbeitszeiterfassung elektronisch und fälschungssicher zu erfolgen hat.“

Arbeitszeiterfassung mit der Magicline

Magicline Zeiterfassung
Deine Zeiterfassung in der Magicline

Damit du beim Thema Arbeitszeiterfassung rechtlich sicher aufgestellt bist, ohne dass es für dich und deine Mitarbeiter kompliziert oder kostenintensiv wird, haben wir ein Arbeitszeiterfassungssystem in deine Magicline integriert.

“Die Magicline Arbeitszeiterfassung ist eine All-in-one-Lösung für Studiobetreiber. Sie ist eng verbunden mit der Schichtplanung, sodass Fitnessanbieter alles rund um Arbeitszeit und Schichten einfach in einem Tool erledigen können“, erklärt Alexander Niepold, Product Manager bei der Magicline.

„Es ist kein kostenintensiver externer Dienst mehr notwendig, der dann aufwändig mit der Software synchronisiert werden muss.”

Alexander Niepold, Product Manager bei der Magicline.

Die Vorteile:

  • All-in-one-Lösung für deine Arbeitszeiterfassung in Verbindung mit der Schichtplanung – kein externer Dienst mehr nötig
  • Individuelle Konfigurationen pro Mitarbeiter 
  • Automatisierungen für bspw. Pausen oder Check-outs
  • Kontrollmöglichkeiten, z.B. bei Zeiterfassungseinträgen ohne Schicht oder Verspätung des Mitarbeiters
  • Auswertungen in der Mitarbeiteransicht
  • Verschiedene Rechtekonfigurationen 
  • Auch für die Magicline App und andere Geräte verfügbar

Online-Seminar zur Arbeitszeiterfassung

Am 21. April 2023 haben die Rechtsanwälte Dr. Hans Geisler und Dr. Christoph Franke einen ausführlichen Einblick zur Rechtslage rund um das Thema Arbeitszeiterfassung gegeben. Product Manager Alexander Niepold hat zudem die Möglichkeit der Arbeitszeiterfassung mit der Magicline vorgestellt.

Die gesamte Aufzeichnung kannst du dir hier noch einmal anschauen:

Alle Fragen, die während des Online-Seminars gestellt wurden, haben wir gesammelt, zusammengefasst und im folgenden Bereich “Häufig gestellte Fragen” beantwortet.

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du die häufigsten Fragen, die in unserem Online-Seminar gestellt wurden. Dabei haben wir zur besseren Übersichtlichkeit zwischen den rechtlichen Fragen und Fragen zur Magicline unterschieden.

Allgemein

Wie kann ich die Arbeitszeiterfassung nutzen und was kostet sie?

Die Arbeitszeiterfassung ist ausschließlich im Preispaket Ultimate enthalten. Die monatlichen Kosten betragen 599 € pro Standort. Neben der Arbeitszeiterfassung erhältst du mit Ultimate darüber hinaus noch viele weitere exklusive Features, wie z. B. die Nutzung von bis zu 5 Partnerintegrationen wie EGYM oder seca. Es lohnt sich also doppelt.

Kann ich die Arbeitszeiterfassung auch einzeln dazu buchen?

Nein, das Feature ist nur mit dem Preispaket Ultimate buchbar.

Was sind die Vorteile der Arbeitszeiterfassung in der Magicline?

Die Arbeitszeiterfassung innerhalb der Magicline bietet die Möglichkeit, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter gemäß den rechtlichen Bestimmungen zu dokumentieren. Alles ist voll integriert in der Magicline, eine zusätzliche Software ist damit nicht mehr nötig. So kann Geld gespart und zudem Mühen für die Anschaffung und Installation eines neuen Tools vermieden werden. Die Arbeitszeiterfassung wird so weiterentwickelt, dass sie fortlaufend den rechtlichen Bestimmungen entspricht und zudem nutzerfreundlich gestaltet ist.

Nutzung & Berechtigungen

Wird für die Arbeitszeiterfassung ein weiteres Zutrittsband benötigt?

Ja, zum aktuellen Zeitpunkt benötigen Mitarbeiter zwei Bänder.

Funktioniert die Zeiterfassung über das Drehkreuz auch, wenn z. B. das Studio geschlossen und der Computer nicht an ist?

Ja, die Arbeitszeiterfassung kann so konfiguriert werden, dass sie entweder über ein Device (Drehkreuz), den Webbrowser oder die Magicline App gestartet oder gestoppt werden kann. Natürlich sind auch alle drei Optionen parallel möglich.

Wie wird verhindert, dass Mitarbeiter sich nicht von unterwegs ein- und auschecken?

Bei entsprechender Rechtevergabe (Read-only für den Live-view) kann verhindert werden, dass ein Nutzer sich über den Webbrowser einloggen kann. Auch mit der Magicline App wird ein Ein- bzw. Auschecken von unterwegs verhindert, da diese auf einen Radius zurückgreift, der entsprechend überprüft wird. Die Arbeitszeiterfassung kann damit nur gestartet werden, wenn der Mitarbeiter sich innerhalb des Radius zum Studio befindet.

Kann man die Zeiterfassung mehrmals an einem Tag starten?

Ja, Mitarbeiter können die Arbeitszeiterfassung mehrmals starten. Pro Start/Stopp der Arbeitszeit wird ein neuer Eintrag generiert, sofern diese Start/Stopp Einträge nicht innerhalb einer Schicht passieren. Start/Stopp innerhalb einer Schicht werden entsprechend als eine Schicht und Pausenzeiten gewertet.

Können Mitarbeiter ihre Abwesenheiten (z. B. im Krankheitsfall) selbständig eintragen?

Nein, die Studioleitung trägt die Abwesenheiten/Urlaube ein, damit die Kontrolle gewährleistet wird.

Können Mitarbeiter in Echtzeit sehen, wie viel sie z. B. diesen Monat gearbeitet haben?

Sofern die entsprechenden Rechte hinterlegt sind, können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten einsehen.

Wie kann ich festlegen, dass ein Mitarbeiter nur seine eigenen Arbeitszeiten einsehen kann und nicht für das ganze Unternehmen?

Über die unterschiedlichen Rechte kann geregelt werden, ob ein Mitarbeiter nur seine eigenen Einträge (Read-only) oder die des ganzen Unternehmens sieht. Diese Einstellung wird unter Ressourcen/Rollen in der Unterrubrik “Mitarbeiter & Ressourcen / Zeiterfassung” konfiguriert.

Kann man über die Magicline künftig das Urlaubskontingent erfassen und regeln?

Die Verwaltung von Urlaubstagen ist aktuell in der Magicline nicht vorgesehen.

Konfiguration

Wie konfiguriert man die Zeiterfassung?

Es gibt zwei Möglichkeiten: Unter “Ressourcen/Mitarbeiter” kann über die Kachel “Dienstplanung” das Arbeitszeitmodell je Mitarbeiter ausgewählt werden. Es können entweder flexible oder feste Arbeitszeiten hinterlegt werden. Flexible Arbeitszeiten basieren dabei ausschließlich auf der Schichtplanung, während Mitarbeiter mit festen Arbeitszeiten fest definierte wöchentliche Arbeitszeiten haben (z. B. von 8 bis 10 Uhr = 2 Stunden). Die Schichtplanung ist bei festen Arbeitszeiten optional und dient zur Definition in welchen Arbeitsbereichen der Mitarbeiter arbeitet und nicht wann er arbeitet.

Wie funktioniert die Zeiterfassung, wenn Mitarbeiter für mehrere Standorte tätig sind?

Dies ist möglich, basierend auf den Magicline Studiodaten können maximal drei Standorte pro Mitarbeiter zugelassen werden. 

Wie kann ich statt der Soll-Wochenarbeitszeit eine monatliche Soll-Arbeitszeit hinterlegen?

Die Soll-Arbeitszeit zieht sich bei flexiblen Arbeitszeiten aus einem frei hinterlegbarem Feld. Hier könnte bspw. auch die monatliche Arbeitszeit eingetragen werden.

So kannst du die Arbeitszeiterfassung nutzen

Du möchtest die Arbeitszeiterfassung für deine Mitarbeiter über deine Magicline anwenden? Diese steht dir im Preispaket Ultimate zusammen mit vielen weiteren Features zur Verfügung. Den Wechsel kannst du entweder selbstständig in deiner Magicline durchführen oder du buchst dir einen kostenlosen Infotermin mit unserem Kundenservice.

Noch Fragen?
Magicline Support Magicline Support Magicline Support +1
Sven, Yvonne und 2 andere von der Magicline helfen dir gerne weiter

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Isabel Rückert

am 17. April 2023

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6 min
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