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Der Wechsel zur Magicline: Nicht alles läuft gleich reibungslos 

Prozesse und Herausforderungen

In diesem Artikel erfährst du:

  • Wie es mit Migrationsprozess von easySolution vorangeht
  • Wann der beste Zeitpunkt für einen Wechsel ist
  • Welche Herausforderung es bei der Migration gibt

Migrationsprozess von easySolution in vollem Gange

Bereits ein Drittel der easySolution Kunden sind bereits umgestellt oder befinden sich aktuell im Umstellungsprozess von der easySolution auf die Magicline Software. Dank der konstruktiven Zusammenarbeit und des Feedbacks der Kunden, konnten wir die Prozesse permanent optimieren und bisher alle Herausforderungen meistern. Dennoch möchten wir ehrlich sein: Der Migrationsprozess ist ein komplexes Unterfangen, bei dem nicht immer alles reibungslos lief.

Welche Erfahrungen Studiobetreiber gemacht haben und welche Herausforderungen auf dem Weg der Umstellung zu bewältigen waren, möchten wir mit dir teilen.

easySolution-Support hört Ende des Jahres auf – der beste Zeitpunkt ist jetzt!

Es gibt gute Gründe, warum jetzt der richtige Zeitpunkt für einen Wechsel gekommen ist. Lass dir frühzeitig alle wichtigen Dinge zur Migration und der Magicline erklären und plane mit uns gemeinsam die Umstellung deiner Software und die Schulungsangebote für deine Mitarbeitenden. Dann bist du im Herbst mit der Migration und dem Onboarding durch und kannst dich nicht nur wieder voll auf deinen Studiobetrieb konzentrieren, sondern alle tollen neuen Funktionen zur Mitgliedergewinnung, -verwaltung und -bindung voll einsetzen.

Die Kunden, die den Wechsel bereits vollzogen haben, wissen, wie wichtig es ist, sich auf die Migration vorzubereiten und die Zeit einzuplanen.

„Die Mitarbeiter brauchen einen Startschuss für den Wechsel. Das kann 2 oder 3 Wochen vorher sein. Wenn plötzlich ein neues System einfach da ist, dann ist das Engagement der Mitarbeiter nicht so hoch.“

Christian Meyer, Sports2 GmbH

Beratungstermin jetzt vereinbaren!

Vereinbare also jetzt deinen Beratungstermin, damit wir vor dem Herbst gemeinsam durchstarten können und du und dein Team sich bis dahin eingearbeitet haben. Unser Experten-Team steht dir für all deine Fragen zur Verfügung und gibt dir alle wichtigen Informationen an die Hand.

“Ich hatte nur mit Kristof Kontakt und das war hervorragend. Zwischenzeitlich fand ich es ein bisschen ärgerlich, dass ich ihn nicht anrufen und einen Termin buchen konnte, sondern nur er mich. Aber dann habe ich natürlich gedacht, dass ich nicht sein einziger Kunde bin. Wenn alle ihn anrufen würden, würde sein Telefon die ganze Zeit klingeln. Und deswegen ist das für mich vollkommen nachvollziehbar, dass es nicht so ist. Aber es hat maximal 24 Stunden gedauert, wenn ich eine Frage hatte, bis er mich zurückgerufen hat. Dementsprechend war es oder ist es jetzt immer noch hervorragend.”

Malte Brodersen, Kraftclub Reinecke

Die Herausforderungen

Die große Herausforderung bei der Migration ist die gewachsene Datenstruktur mit ihren vielen Individualentwicklungen oder selbst geschaffenen Lösungen. Sicherlich fallen dir auf Anhieb direkt mehrere Dinge ein, die du dir über die Jahre selbst überlegt hast, um fehlende Funktionen zu umgehen. Diese Sonderlösungen machen jede Datenübernahme sehr individuell.

Wir haben zwar den Code, doch nicht alle Funktionen lassen sich von der easySolution in die Magicline Software übertragen. Dadurch, dass trotz gleicher Möglichkeiten kein Studio wie das andere arbeitet, müssen wir ganz genau prüfen, wie und welche Funktionen du z.B. dafür genutzt hast, dein Vertragsmodell abzubilden. Oder wie du mit Ruhezeiten, Beitragsanpassungen oder den Studioschließungen während des Lockdowns umgegangen bist.

Zusätzlich haben wir inzwischen bereits eine Kontrollfunktion in easyMember eingebaut, mit der wir einige kritische Themen gemeinsam schon vor dem ersten Export identifizieren und beheben können. Damit verkürzen wir den Umstellungszeitraum weiter.

“Es war definitiv eine Belastung. easySolution ist schon ein starkes System gewesen. Das kann man nicht anders sagen und wir hätten aus funktionaler Sicht keinen Wechsel betrieben. Es ist schon richtig, dass Magicline einen moderneren Ansatz hat, dass die Cloud-Lösung für uns ein Schritt nach vorne ist. Das ist gar keine Frage. Und die Magicline ist an vielen Stellen noch mächtiger als easySolution es eh schon gewesen ist. Aber von allein wären wir nicht zur Magicline gewechselt. Und natürlich ist so ein Umstieg mit Aufwand verbunden. Das geht nicht mal eben einfach so und wir werden uns auch sicherlich in den nächsten Wochen und Monaten noch mit der Umstellung beschäftigen. Wir sind durchaus offen und glauben, dass der Wechsel für uns auch einen positiven Effekt haben wird. Aber es ist erst mal immer Aufwand. Wo man jedoch nicht investiert, passiert nichts.”

Paul-Ludger Schmitz, elan Vital

Wir können nachvollziehen, dass du als easySolution Kunde bestimmte Funktionen, die die Software bietet, auch weiterhin nutzen möchtest, und deswegen arbeiten wir mit einem riesigen Entwicklerteam daran, die besten Funktionen der easySolution zu übernehmen. Hierfür haben wir bereits unsere Roadmap veröffentlicht. Darüber hinaus bietet die Magicline bereits sehr viele coole Features an, die easySolution Kunden vielleicht nur unter einem anderen Namen kennen.

Nicht zu vergessen die Tatsache, dass die Magicline eine cloud-basierte Lösung ist und dir das ortsunabhängige Arbeiten ermöglicht.

“Ich muss nicht mehr für jeden einzelnen Standort in den Server, sondern kann mir alle sechs Standorte auf einer Oberfläche anzeigen lassen. Das ist alles nur noch ein System für alle Standorte. Das ist für mich so erleichternd. Ich muss nicht mehr für jeden Schritt, selbst wenn es nur eine Abbuchung ist, sechsmal in sechs Systemen. Jetzt ist es ein Knopfdruck und fertig.”

Malte Brodersen, Kraftclub Reinecke

Ein Wechsel ist ein komplizierter und zeitaufwendiger Prozess, doch in diesem Fall auch ein notwendiger. Wir sind zuversichtlich, dass wir das gemeinsam schaffen werden. Warum? Weil wir nicht nur das nötige Know-how, sondern auch die Manpower haben, das zu leisten. Wir haben ein 14-köpfiges Entwicklerteam, dass sich seit Anfang des Jahres exklusiv um den Importer kümmert, um eine möglichst reibungslose Datenübertragung in die Magicline sicherzustellen.

Trotzdem kann es natürlich passieren, dass beim Datenimport nicht alles reibungslos abläuft.

“Wir haben 4 Tage vor Start mitgeteilt bekommen, dass die Trainingspläne nicht übernommen werden können. Für mich wäre die Sache gelöst gewesen, wenn es die Möglichkeit gegeben hätte, die  Trainingspläne einfach als PDF in die Magicline zu importieren.”

Christian Meyer, Sports2 GmbH

Migration und Onboarding

Bei der Migration deiner Daten unterstützen wir dich im Onboarding-Prozess, indem wir folgende Stufen mit dir durchlaufen: die Datensicherung, die Datenprüfung, die Datenmigration und die Schulung. Ein umfangreiches Paket, dass wir für dich übersichtlich und strukturiert gestaltet haben.

Wir können dir versichern, dass unsere Kollegen ihr Bestes geben, um die Migration für dich so stressfrei wie möglich zu gestalten. Wir können jedoch nachvollziehen, dass es auch Vorbehalte gibt.

“Ich habe schon einmal eine Datenübernahme gemacht. Es war eine Katastrophe, im Gegensatz zu jetzt. Bei der ersten Datenübernahme, die wir gemacht haben, hatten die beiden Systeme keine Schnittstelle. Wir mussten damals über mehrere Standorte hinweg die Mitglieder einzeln übertragen und wurden kaum unterstützt. Deshalb bin ich mit einer katastrophalen Einstellung in die Migration zur Magicline gegangen. Ich dachte, das würde wie bei der Ersten ablaufen. Dann habe ich aber relativ schnell erfahren, dass es nicht so ist und das zumindest eine Schnittstelle vorhanden ist. Es waren dennoch ein paar Vorbehalte da. Ich habe es dann einfach auf mich zukommen lassen. Wenn ich die erste mit der zweiten Migration, also zur Magicline, vergleiche, dann war die zweite wie Urlaub. Es war nicht dramatisch und ist gut und sauber abgelaufen.”

Malte Brodersen, Kraftclub Reinecke
Bild: Onboarding

Dein Onboarding-Prozess für den Wechsel zur Magicline

Schulungsangebot

Nutze zusätzlich schon jetzt das digitale Schulungsangebot. Nach der Umstellung bieten wir dir zusätzlich zu unserem kostenlosen Support noch die Teilnahme an kostenlosen Onboarding Webinaren, bei denen wir die ersten Schritte im neuen System gemeinsam durchgehen und vormachen.

Auch unsere Tutorial Videos helfen dir dabei, deine Magicline einzurichten:

Open SPACE Conventions

Im Rahmen der Open SPACE Conventions möchten wir beim Magicline Deep Dive außerdem allen easySolution Kunden die Möglichkeit bieten, einen Einblick in die Magicline Software, den Onboarding Prozess und einen Ausblick für die Produktentwicklung zu erhalten.

Das nächste Event findet exklusiv für easySolution Kunden am 26. August 2022 in Krefeld statt.

Ihr könnt euch über folgenden Link anmelden:

Wir freuen uns darauf, diesen Schritt gemeinsam mit dir zu gehen!

Weitere Kundenstimmen

“Der Wechsel von easySolution auf die Magicline ist natürlich eine Umgewöhnung, aber wir sind da zuversichtlich. Wir waren damals lange Magicline Kunden und auch sehr zufrieden. Wir haben damals gewechselt, weil die cloud-basierte Lösung ein Problem für uns war. Jetzt haben wir jedoch besseres Internet und die cloud-basierte Lösung ist nun einmal die Zukunft.”

Gerhard Schmeizl, Fitness und Gesundheitszentrum Sonnen

“Was mir bei der Vorbereitung auf den Wechsel geholfen hat: Nicht darauf zu schauen, was die Software zu bieten hat, sondern mich zu fragen, was ich benötige. Sich einfach mal aufzuschreiben, was man braucht und was einem wichtig ist. Das ist das Erste, womit ich mich beschäftigt habe”.

Ira Paul, Pazaru

“Wir hatten das Onboarding mit Mandy. Das lief soweit ganz gut. Sie konnte uns vieles gut erklären. Wir haben aber auch gemerkt, dass man sich einfach selber reinfuchsen muss und mit den unterschiedlichen Tutorials und Videos kamen wir dann Stück für Stück rein.”

Isabell Noga, Columna

“Bevor ich zu easySolution gewechselt bin, hatte ich auch die Magicline ins Auge gefasst, es haben mir zu dem Zeitpunkt 2019/ 2020 in der Magicline jedoch noch einige Funktionen gefehlt, deshalb habe ich mich für easySolution entschieden. Nachdem nun nach dem Zusammenschluss von easySolution und Magicline Funktionen verfügbar waren, die mir gefielen, habe ich den jetzigen Wechsel als positiv empfunden, vor allem wegen der Möglichkeit in der Cloud zu arbeiten. Das war mir ein großes Anliegen. Es hat sich mit der Zeit ergeben, dass die Möglichkeit Remote zu arbeiten immer wichtiger wurde.”

Ahmet Lafci, Sportinsel Kelheim

“Die Studiosoftware ist natürlich unser Herzstück und so eine Umstellung bedeutet viel Arbeit. Das sind schon einige Stunden, die man investieren muss. Was man jedoch sagen muss, ist, dass die Magicline Funktionen hat, die die easySolution nicht hat. Diese können sicherlich sehr hilfreich sein. Man muss sich erst an die neue Software gewöhnen, aber es gibt ja auch das Help Center, den Chat und die Webinare, die sehr hilfreich sind.”

Werner Hernberg, Reha-Fit-Bauland

“Zunächst war der Wechsel von der easySolution Software keine gute Nachricht. Wir haben uns im letzten Jahr extra neue Server gekauft. Doch jetzt bin ich ganz froh darüber, in der Cloud arbeiten und auf den Server und die komplette IT verzichten zu können. Wir waren vor Jahren schon bei der Magicline, haben aber genau wegen der Cloud den Anbieter gewechselt. Damals mussten wir jeden einzelnen Kunden kontaktieren, um die Genehmigung für die Datenverarbeitung einzuholen, das war zu aufwendig. Jetzt läuft alles über die Magicline, wir müssen uns also um nichts kümmern.”

Mirko Kukulski, Fit-Up Sportcenter
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Jonas, Yvonne und 2 andere von der Magicline helfen dir gerne weiter

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Ariam Debas

am 18. Juli 2022

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7 min
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