Einkauf maßgeschneidert

Bedarf.de SELECT

Einkauf maßgeschneidert

So geht Einkauf besser

In unserem Artikel “Zeitfresser: Einkauf” haben wir dir gezeigt, wie wichtig ein effizienter Einkaufsprozess ist. Oliver Gramke hat dir erzählt, mit welchen Herausforderungen er beim Einkauf für seine verschiedenen Studiolocations zu kämpfen hatte. Er ist allerdings kein Einzelfall, denn viele Fitnessanbieter nutzen noch kein effizientes Einkaufssystem, sondern meist umständliche Lösungen, die nicht nur Zeit, sondern auch Geld frisst.

Bedarf.de SELECT

Für Oliver war die Lösung einen Bedarf.de SELECT Online-Shop erstellen zu lassen. Damit konnte er seinen Einkauf digitalisieren und zentralisieren.

Wichtig für dich zu wissen: Bedarf.de SELECT ist für Studioketten und Franchises komplett kostenlos.

Wenn auch du Interesse an einem kostenlosen und unverbindlichen Beratungsgespräch hast, melde dich gerne bei uns:

Interview mit Swantje und Franzi

Wir haben Swantje und Franzi vom Bedarf.de Team zum Interview gebeten. Sie erläutern dir noch einmal genau, was Bedarf.de SELECT ist und wie du damit Zeit und Geld sparen kannst.

Franziska Hirtz und Swantje Rust sind die Expertinnen für deinen Einkauf

Swantje blickt auf über 8 Jahre im Kundenservice und Key Account Management in verschiedenen Branchen zurück und konnte nicht zuletzt bei Groupon und About You wertvolle Erfahrung sammeln, die nun seit 1 ½ Jahren dem Bedarf.de-Team und dessen Kunden zugute kommen.

Als studierte Fitnessökonomin und ehemalige Studioleiterin kennt Franzi die Fitnessbranche und ihre Herausforderungen seit über 10 Jahren. Als absolute Expertin für sämtliche Artikel, die mit deinem Logo versehen werden können, unterstützt sie Fitnessstudioketten dabei, ihre Einkaufs- und Bestellprozesse zu optimieren.

Sowohl Swantje als auch Franzi verstehen sich als absolute Problemlöserinnen und sind von Bedarf.de SELECT als Instrument zur Einkaufsoptimierung vollkommen überzeugt: Franzi: “Es macht unheimlich Spaß zu sehen, dass unsere Lösung die Arbeit unserer Kunden mit einer großen Anzahl an Studios so sehr erleichtert.”

Hallo ihr zwei.

Wir wollen mit euch heute über den Wareneinkauf bei Fitnessstudioketten sprechen. Ihr beschäftigt euch schon lange damit.

Von welchen Schwierigkeiten und Problemen berichten Studioketten am häufigsten?

Swantje: “Die größte Herausforderung, die fast jede Studiokette nennt, ist die Komplexität des Einkaufs- und Bestellprozesses sowie die fehlende Übersicht. Bei einigen unserer Kunden kaufte noch jedes Studio eigenständig ein. Jedes Studio hatte also eigene Lieferanten, bei denen zu eigenen Konditionen die jeweils verfügbaren Produkte bezogen wurden. 

Der Zentrale fehlte so natürlich der Überblick über die Bestellungen, die genutzten Produkte und die damit entstehenden Kosten. Außerdem konnte keine einheitliche Ausstattung der Studios und damit kein einheitliches Kundenerlebnis sichergestellt werden. 

Andere Kunden hatten ihren Einkauf daher zentralisiert. D.h. die einzelnen Studios haben in der Zentrale bestellt und dort wurden die Bestellungen abgewickelt. Es wurde allerdings schnell deutlich, dass das hierfür notwendige Lieferantenmanagement sowie die damit verbundenen logistischen Herausforderungen unheimlich viel Zeit in Anspruch nahmen.“ 

Bild: Swantje Rust

„Wenn wir annehmen, dass eine Fitnesskette für 10 Studios bei 10 verschiedenen Lieferanten Produkte bezieht, landen wir schnell bei insgesamt 100 Aufträgen, die von der Zentrale aufgegeben, kontrolliert und von der Buchhaltung verarbeitet werden mussten – pro Bestellzeitpunkt.”

Swantje Rust

Franzi: “Genau, das ist also ein enormer Aufwand. Aus Sicht der Studios ist es natürlich bequemer, die Bestellung bei der Zentrale aufzugeben als sich selbst um die Beschaffung zu kümmern. Trotzdem kommt es regelmäßig zu Engpässen, da die Zentrale nicht alle Artikel in den notwendigen Mengen vorhalten kann. Um den kurzfristigen Weg in den Supermarkt oder die Drogerie führt dann kein Weg vorbei. Dabei geht natürlich Zeit verloren, die Trainer und Servicekräfte anderweitig besser verwenden könnten.”

Warum glaubt ihr, kämpfen so viele Ketten mit diesen Problemen?

Swantje: “Die Kernkompetenz von Fitnessstudios ist der Sport. Es geht darum, Verträge zu schreiben und die Zufriedenheit der Mitglieder sicherzustellen. Daher hat das Thema “Einkauf” eine viel zu geringe Relevanz. Und das obwohl es ein ganz wesentlicher Kostenblock im Geschäftsmodell “Fitnessstudio” ist.

Trotzdem gibt es in Fitnessstudios und Fitnessstudioketten nur selten gelernte Einkäufer oder gar Einkaufsabteilungen. Diese Aufgaben werden meist von Experten anderer Themengebiete (z.B. Marketing) mit übernommen. Deshalb werden selten echte Einkaufsprozesse definiert, bestehende hinterfragt oder sich nach besseren und vor allem kostengünstigeren Lösungen umgesehen. Die meisten wissen gar nicht, dass es Lösungen wie uns gibt.

Franzi: “Ich kann das aus eigener Erfahrung bestätigen: Das Thema Einkauf wird in der Fitnessbranche enorm unterschätzt. Das fängt bereits in der Ausbildung an: Viele in der Branche tätigen Kollegen haben, wie ich, eine Ausbildung zur/zum Fitnesskauffrau/-mann oder ein Studium der Fitnessökonomien abgeschlossen. 

Es werden einem viele spannende und wichtige Dinge beigebracht – ein effizienter Einkaufsprozess ist keines davon. Das ein optimierter Einkauf nicht nur Zeit, sondern auch Geld sparen kann, wissen zwar die meisten – wie sie dies umsetzen sollen allerdings nicht. Daher bleibt es meist bei ‘so haben wir es bisher immer gemacht und es hat ja auch einigermaßen funktioniert’.”

Eine Lösung für das Problem bietet nun Bedarf.de SELECT. Was versteckt sich dahinter?

Bild: Franziska Hirtz

“Kurz und knapp: Bedarf.de SELECT ist deine Möglichkeit, den Einkaufs- und Bestellprozess für deine Studios zu optimieren!“

Franziska Hirtz

Franzi: „Du bekommst von uns einen individualisierten Onlineshop nur für dich und deine Studios mit einem eigens von euch ausgewähltem Sortiment. Deine Studios bestellen, wir wickeln den gesamten Bestellvorgang ab und liefern direkt an deine Studios. Damit du bei absoluter Minimierung deines Aufwands die volle Kontrolle behältst bieten wir dir Features Bestellfreigabeprozesse, Studio- und Bestellanalysen oder eine Bestandsverwaltung.”

Swantje: “Außerdem stehen wir natürlich gerne zur Verfügung, wenn es darum geht beratend tätig zu sein – sei es bei Erweiterung/Anpassung des Sortiments, Entwicklung neuer Produkte oder einfach nur offenen Fragen.“

Bild: Swantje Rust

„Das Beste: Unser Service ist für Neukunden absolut kostenfrei – so kann wirklich jeder nur gewinnen.”

Swantje Rust

Für wen ist Bedarf.de SELECT geeignet?

Franzi: “Grundsätzlich für alle Fitnessstudioketten, die verstehen, dass in der Optimierung des Einkaufs eine große Chance liegt, Geld und Zeit zu sparen.”

Swantje: “Unsere Erfahrungen zeigen, dass es sich auf jeden Fall ab 5 Studios oder 5.000 Mitgliedern lohnt, sich mit diesem Thema auseinanderzusetzen. Gerne begleiten wir euch aber natürlich auch rechtzeitig im Zuge einer geplanten Expansion.”

Wenn sich eine Studiokette nun für Bedarf.de SELECT interessiert, was muss er/sie tun? Wie ist der Ablauf?

Franzi: “Wenn Interesse an unserer Lösunge besteht, erläutern wir gerne in einem initialen persönlichen Gespräch alle notwendigen Details. Außerdem kann bereits im Zuge des ersten Gesprächs ein Demo-Shop ausprobiert werden, der individuell für den Interessenten aufgesetzt wird. Natürlich werden im Zuge dieses Gesprächs auch alle offenen Fragen geklärt.

Im zweiten Schritt geht es dann um Details. Wir benötigen Informationen über das gewünschte Sortiment und die Produkte. Hier hilft uns die Bereitstellung einer Übersicht über alle benötigten Produkte. Sollte eine solche Artikelliste nicht vorliegen, bieten wir auch einen Termin vor Ort an, in dem wir gemeinsam eine passende Artikelliste erarbeiten. Außerdem werden in diesem Zuge alle Accounts für die einzelnen Studios sowie Rollen-spezifische Recht wie “Management-Accounts” der Zentrale definiert. 

Sind alle notwendigen Informationen zusammengestellt, erstellen wir im dritten Schritt den finalen Online-Shop mit allen besprochenen Individualisierungen. Dieser letzte Schritt vor dem Start dauert ca. 1 Woche.”

Klasse, das klingt nach einer umfassenden Beratung und überschaubaren Aufwand für die Ketten. Wie tritt man nun am besten mit euch in Verbindung?

Swantje: Alle grundlegende Informationen zu Bedarf.de SELECT finden Studioketten auf unserer Website

Wenn es bereits konkrete Fragen gibt, können Studioketten natürlich auch direkt Kontakt mit uns aufnehmen. Das geht entweder über E-Mail (select@bedarf.de) oder über einen persönlichen, unverbindlichen und kostenlosen Termin mit uns. Die Erfahrung zeigt, dass ein kurzes persönliches Gespräch am zielführendsten ist.

Noch Fragen?
Magicline Support Magicline Support Magicline Support +2
Mathias, Kai und 3 andere von der Magicline helfen dir gerne weiter

Du besitzt eine Studiokette und hast Interesse an deinem individuellen Bedarf.de SELECT Onlineshop? Dann melde dich kostenlos und unverbindlich bei uns.

Isabel Rückert

am 04. August 2021

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5 min
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