am 14. Mai 2021
In den vergangenen Wochen haben wir dich zum Thema Kassensicherungsverordnung und TSE (technische Sicherheitseinrichtung) regelmäßig informiert. Aktuell erreichen uns immer wieder Anfragen bezüglich der Handhabung von sogenannten “offenen Ladenkassen”. Aus diesem Grund widmen wir uns in diesem Beitrag genau dieser Art von Kassenführung.
Offene Ladenkassen vs. digitale – Was du wissen musst
Seit der Gesetzgeber eine TSE-Pflicht für elektronische Kassen eingeführt hat, stellt sich vielen Fitnessanbietern – und auch anderen Branchen – die Frage, ob es auch die Möglichkeit einer offenen Ladenkasse gibt, um so die Einrichtung einer TSE-konformen Kasse zu umgehen.
Damit du eine Entscheidung für dich treffen kannst, ob eine offene Ladenkasse für dich das richtige ist, haben wir dir dafür die wichtigsten Fragen beantwortet und eine klare Empfehlung formuliert
Was bedeutet “Offene Ladenkasse” überhaupt?
Eine offene Ladenkasse ist im Grunde eine Kasse, die auf keinerlei Technik beruht. Du nutzt z.B. eine offene Ladenkasse, wenn du mit einer Geldkassette oder einem anderen Behältnis kassierst, dort dein Wechselgeld aufbewahrst und deine Einnahmen dort hineinlegst. Es ist also eine reine Barkasse.
Was ist der Unterschied zu einer elektronischen Kasse?
Bei einer offenen Ladenkasse fallen viele Vorschriften weg, die es bei einer elektronischen Kasse geben würde. Es entfällt z.B. die TSE-Pflicht, der alle elektronischen Kassen nachkommen müssen. Dennoch gibt es andere strikte Vorgaben für die Führung einer offenen Ladenkasse. Diese findest du weiter unten.
Ist eine offene Ladenkasse erlaubt und wer darf sie führen?
Ja, eine offene Ladenkasse ist auch weiterhin in Deutschland erlaubt. Sie darf von allen Unternehmen geführt werden. Du kannst dich also frei entscheiden, welche Form der Kasse du für dich nutzt. Je nach Wahl hast du dich aber an unterschiedliche Regeln zu halten – auch bei der offenen Ladenkasse.
Was musst du bei einer offenen Ladenkasse beachten?
Auch bei der offenen Ladenkasse hast du eine Aufzeichnungspflicht! Die Einzelaufzeichnungen – also alle Ausgaben und Einnahmen – musst du außerdem für mind. 10 Jahre aufbewahren.
Des Weiteren haben deine Aufzeichnungen bestimmten Standards zu entsprechen. So müssen sie klar und deutlich den Vorgangsinhalt, den Namen des Geschäftspartner usw. enthalten. Auch fortlaufend nummerierte Kassenberichte müssen geführt und aufbewahrt werden. Wir empfehlen außerdem ein tägliches Zählprotokoll (mit Unterschrift) zu erstellen.
Wichtig ist, dass du eine Form der Aufzeichnung wählst, die im Nachgang nicht mehr verändert werden kann. Denn auch mit einer offenen Ladenkassen dürfen deine Aufzeichnungen zu einem späteren Zeitpunkt nicht angepasst oder verändert werden. Kannst du das nicht sicherstellen, besteht die Gefahr eines Betrugsverdachts. Eine Excel-Tabelle als Kassenbericht zu verwenden ist z.B. nicht zulässig.
Ist eine offene Ladenkasse sinnvoll?
Unsere klare Empfehlung ist: Nein! Denn eine offene Ladenkasse geht mit viel Arbeit und vielen Fallstricken einher. Alles muss schriftlich festgehalten werden – und das unveränderbar. Hat man mehrer Beschäftigte, die auf die Kasse zugreifen können, wird es sogar noch komplizierter. Denn dann sind manche Kassenvorgänge vielleicht nicht mehr nachvollziehbar.
Außerdem musst du dich an viele Regeln zu halten, über die du dich regelmäßig informieren musst. Entstehen bei einer Prüfung Zweifel bezogen auf die Richtigkeit der Einzelaufzeichnungen oder der Kassenberichte, kann es zu empfindlichen Geldstrafen kommen.
Welche Kassen bietet die Magicline?
Mit der Magicline hast du die Möglichkeit die integrierten digitalen TSE-Kasse zu nutzen. Damit du deine Zeit in deine Mitglieder investieren kannst – und nicht in aufwendige Buchhaltung.
Alle Pflichten, die mit einer digitalen Kasse einhergehen, werden vom System automatisch berücksichtigt. Du hast z.B. ein Kassenbuch, dass sich im Nachgang nicht bearbeiten lässt.
Wir halten alle Vorgaben des Finanzamtes ein. Auch die Kassenführung ist deutlich einfacher. Alle Ausgaben und Einnahmen werden mit nur wenigen Klicks in die Kasse übertragen. Damit landen sie automatisch in den Kassenberichten und im digitalen Kassenbuch. Jede Transaktion – egal von welchem Mitarbeiter – kann so zu jederzeit nachvollzogen und geprüft werden.
Nutzt du die digitale Kasse in der Magicline, bist du verpflichtet diese TSE-konform anzulegen. Aber keine Sorge, das ist ganz einfach. Dazu haben wir dir hier die Schritte zusammengefasst:
Oder lasse dich von unseren Experten beraten.
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