am 29. Juli 2021
Zeit und Kosten sparen mit einer zentralisierten Einkaufsstrategie
40% der Unternehmen kaufen laut Statista heutzutage auf dezentralen Plattformen ein. Damit haben sie mehrere Lieferanten für unterschiedliche Warengruppen. Dazu kommt, dass rund 38% der deutschen Unternehmen sogar noch per Fax oder schriftlich bestellen.
Mit diesem Einkaufsprozess wird enormes Potential verschenkt. Einkäufer investieren so viel Zeit und Aufwand, um die Ware zu besorgen, die sie benötigen – und das regelmäßig. Dabei muss der Einkauf gar nicht kompliziert sein. Denn in einer zentralisierten Einkaufsstrategie steckt so viel Einsparpotential.
Interview mit Oliver Gramke
Der Wechsel von einem dezentralen zu einem zentralisierten Einkauf muss nicht schwierig sein und bringt viele Vorteile mit sich. Darunter
- Zeitersparnis
- Kostenersparnis
- besserer Überblick
- bessere Kontrolle
Wir haben Oliver Gramke von FITSEVENELEVEN und THE MEDICAL GYM Clubs zum Interview gebeten. Er erzählt uns, welche Herausforderungen er mit seinen verschiedenen Locations hatte und wie er nun seinen Einkaufsprozess optimiert hat.
Hallo Oliver!
Wir sprechen heute zum Thema Einkaufs- und Bestellprozesse für Studioketten. Ihr habt 23 FITSEVENELEVEN und zwei THE MEDICAL GYM Clubs.
Wie habt ihr vor dem Wechsel zu Bedarf.de SELECT sichergestellt, dass eure Clubs mit allen notwendigen Artikeln für den erfolgreichen Betrieb ausgestattet sind?
“Wir haben die meisten Artikel für unsere Clubs zentral bei vielen verschiedenen Lieferanten bestellt. Um alle notwendigen Produktkategorien abdecken zu können, haben wir ein umfangreiches Lieferantenmanagement betrieben. Die Bestellung der Clubs erfolgte per Excel, E-Mail oder Telefon bei uns in der Zentrale.
Wir haben die einzelnen Bestellungen dann an die jeweiligen Lieferanten weitergeleitet. Teilweise wurden die bestellten Artikel von den Lieferanten direkt an die Studios versendet, teilweise aber auch in die Zentrale geliefert und von dort an die Studios verteilt (z.B. Logo-Artikel wie Trinkflaschen, Handtücher, …). Außerdem haben die Clubs auch viele – vor allem kurzfristige – Einkäufe unabhängig von der Zentrale z.B. bei Amazon oder Rossmann getätigt.”
Was hat dich an dieser Form des Bestellprozesses am meisten gestört? Was wolltest du unbedingt ändern?
“Dafür, dass Sport unser Kerngeschäft ist und nicht Einkauf von Waren, war der Aufwand, den wir hierfür betreiben mussten, viel zu groß!“
Oliver Gramke
„In den Clubs haben die Mitarbeiter zu viel Zeit mit der Bestellung von Ware (bzw. dem Einkaufen gehen) verbracht. Damit ging wertvolle Zeit verloren, in der sich die Mitarbeiter um Kunden kümmern oder neue Verträge schreiben sollten.
In der Zentrale war es das enorm aufwendige Lieferantenmanagement, das viele Ressourcen gebunden hat: Lieferanten mussten gefunden, Lieferantenbeziehungen aufgebaut, Preisverhandlungen geführt, einzelnen Bestellungen der Clubs auf die verschiedenen Lieferanten verteilt und abschließend der Erhalt der jeweils bestellten Ware sichergestellt werden. Bei insgesamt 25 Studios und 20 Lieferanten für die verschiedenen Produktkategorien ergibt das schnell 500 Einzelfälle pro Bestellzeitpunkt!
Hinzu kamen Herausforderungen über den eigentlichen Bestellprozess hinaus: Korrekturen von Fehlern in Bestellungen, Bearbeitung fehlerhafter Lieferungen, fehlende Belege in der Buchhaltung sowie fehlende Transparenz über Warenbestände von Verkaufsartikeln wie z.B. Trinkflaschen und damit verbunden zu späte Nachproduktion.
Insgesamt war bei uns ein großer Abstimmungsaufwand zwischen den Clubs und der Zentrale sowie der Zentrale und Lieferanten notwendig. Das wollten wir unbedingt ändern!”
Heute nutzt ihr Bedarf.de SELECT und habt euren eigenen Online-Shop für eure Studios: Was hat sich seitdem für euch geändert?
“In aller Kürze: Wir konnten den beschriebenen Aufwand in der Zentrale und in den Clubs stark reduzieren und haben sehr gute Lösungen für die beschriebenen Herausforderungen gefunden.
Im Detail bedeutet das: Durch die Nutzung von Bedarf.de SELECT haben wir die Anzahl unserer Lieferanten minimieren können. Es ist daher kein aufwendiges Lieferantenmanagement mehr nötig. Wir bekommen nun alle relevanten Artikel aus einer Hand: Von Transpondern und Logo-Artikeln über Verbrauchsartikel für Reinigung, Gastronomie und Büro bis zu Equipment.
Die Bestellungen der Studios laufen nun über einen eigenen Onlineshop. Jedes Studio hat einen eigenen Account und kann mit wenigen Klicks eigenständig bestellen. Im Hintergrund kümmert Bedarf.de sich um den Einkauf der Ware, die Lagerung sowie den Versand an die Studios.
Gleichzeitig behalten wir in der Zentrale die Kontrolle darüber, was von wem in welchen Mengen gekauft werden kann. Wir haben das verfügbare Sortiment definiert, haben die Möglichkeit der Bestellfreigabe bzw. Korrektur von Bestellmengen, die Einsicht in Bestellübersichten sowie den automatischen Versand der Rechnungen an unsere Buchhaltung.”
Würdet ihr also Bedarf.de SELECT auch anderen Studioketten empfehlen?
“Ja, absolut!
„Bedarf.de SELECT stellt uns einen individuellen Onlineshop zur Verfügung, betreibt diesen und ermöglicht gleichzeitig die Optimierung interner Prozesse – kostenfrei.“
Oliver Gramke
„Und das Beste: Wir haben nun eine absolut kompetent Ansprechpartnerin für alle relevanten Einkaufsthemen, auf die wir jederzeit mit unseren Wünschen zukommen können.”
Einkauf kann so einfach sein
Speziell für Studioketten und Franchises haben wir den Online-Shop ins Leben gerufen. Er soll euch helfen euren Einkaufsprozess zu digitalisieren, zentralisieren und zu vereinfachen.
Deine Studios bestellen im speziell für euch bereitgestellten, individualisierten Onlineshop. Die Zentrale prüft die Bestellungen, passt sie an, gibt sie frei oder lehnt sie ab. Wir übernehmen die Lagerung und den Versand direkt an deine Studios. Und du hast endlich mehr Zeit für deine Mitglieder und die, die es noch werden sollen.
Möchtest du wissen, wie dein individueller Online-Shop für deine Studios aussehen kann. Dann melde dich kostenlos und unverbindlich bei uns und wir zeigen dir anhand eines für dich erstellten Prototyps, wie dein zukünftiger Einkauf aussehen könnte.
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