Funciones importantes en los software para gimnasios

Software en gimnasios

En la búsqueda de un software de gestión fiable, los operadores del fitness se preguntan a menudo cuáles las funciones más importantes en los software para gimnasios. Es difícil saber lo que se debe considerar y qué se debe tener en cuenta para evitar pérdidas innecesarias de tiempo y dinero. En este artículo te contamos cuáles son las funciones más útiles para los gimnasios y centros deportivos.

Sobre la base de los muchos años de experiencia adquiridos en el mundo de la digitalización del fitness y relaciones bien establecidas con más de 4.100 clientes en toda Europa -incluidas empresas de franquicias y cadenas de reconocmiento internacional, en Magicline hemos identificado y presentaremos a continuación, las funciones de software más útiles e interesantes para los gimnasios.

¿Cuáles son entonces las funciones más importantes en los software para gimnasios?

  • Control de acceso
  • Gestión de clases, de salas y de instructores
  • Reservas en línea, citas y listas de espera
  • Organización de planes de entrenamiento
  • Herramientas de venta y gestión de suscripciones
  • Adquisición de clientes y gestión de clientes potenciales
  • Gestión de pagos
  • Gestión de datos maestros y CRM
  • Gestión de la contabilidad y de la facturación
  • Informes precisos
  • Herramientas de marketing y app para los socios
  • Integración con servicios de terceros

Control de acceso

Entre las funciones de software de gimnasio más solicitadas se encuentra la gestión del control de acceso, que ahora se ha vuelto indispensable para cualquier gimnasio en tiempos de pandemia.

La supervisión de acceso puede ser realizada manualmente por la recepción o automatizada con un dispositivo externo que permite a los socios registrarse con sus tarjetas o teléfonos inteligentes y registrar automáticamente los datos relevantes en el software de gimnasio utilizado.

Gracias a esta función, no sólo es posible controlar los picos de visitas y poner esta información a disposición de tus socios a través de una aplicación, sino que también es posible hacer un seguimiento de la duración de las visitas de cada socio y la hora exacta para proporcionar listas de contactos, que son especialmente útiles para rastrear las cadenas de infección por COVID.

Gestión de clases, de las salas y de los instructores

Al igual que el control de accesos, la gestión de clases, de salas y de instructores es una de las funciones más utilizadas por los gimnasios de todo el mundo, independientemente de su tamaño y del tipo de servicio que ofrezcan.

Además, estas son las áreas que requieren la mayor atención de los gerentes, ya que representan el punto de apoyo central en un centro de fitness. Piensa en el hecho de lo recurrente que es la planificación de las clases, la gestión de las salas y la organización de los entrenadores, y lo esencial que es esta planificación para que tus socios utilicen los servicios de manera eficiente.

Teniendo esto en cuenta, las funciones relacionadas a la planificación de recursos deben ser bien evaluadas y no se debesubestimarlas al decidir sobre el software de gestión. Una buena práctica en estos casos es asegurarse de que la solución sea integral, flexible y personalizable, como Magicline.

Reservas en línea, citas y listas de espera

Entre las funciones más deseables en un software para gimnasios está la reserva online de clases, sesiones y citas con un entrenador personal. Representan una de las necesidades fundamientas y de las que ningún software de gestión de fitness podría prescindir.

Por un lado, los gerentes pueden automatizar todo el proceso de reserva, haciéndolo completamente autónomo para los socios mediante el uso de aplicaciones gratuitas, portales de reserva o integraciones de widgets en los sitios web de los gimnasios. Por otro lado, esta función garantiza una armonización de los recursos que intervienen directamente en el proceso de reserva de los servicios de los gimnasios, ya que no es necesario intervenir manualmente.

La función práctica de las listas de espera hace que la gestión de las reservas sea aún más eficiente, ya que permite asignar directamente las franjas horarias liberadas repentinamente a otro socio. Esta función asegura así no sólo el llenado constante de su horario de clases, sino que también optimiza la agenda de los entrenadores.

Organización de planes de entrenamiento

Llegamos a la organización de planes de entrenamiento, una de las funciones más importantes en los software para gimnasios.

Esta función es una de las más utilizadas por los gimnasios de todo el mundo porque es una herramienta que realmente aborda el principal servicio que proporcionan los centro de fitness: Incrementar y mantener la condición física de los socios.

Hay muchas versiones de esta función pero gracias a los comentarios recogidos de los expertos de la industria que colaboran con Magicline podemos decir con absoluta certeza que la gestión de los planes de entrenamiento debe ser particularmente flexible, personalizable y utilizable.

Dicho esto, un buen software para gimnasios tiene que garantizar la posibilidad de definir planes de entrenamiento de forma simplificada e intuitiva, proporcionar vídeos explicativos accesibles a distancia para cada ejercicio y cada máquina. Este contenido digital debería estar disponible para los socios a través de una aplicación especialmente dedicada a esto.
Si quieres saber cómo crear los planes desde tu Magicline, puedes leer nuestro artículo del blog donde te lo explicamos en detalle.

Herramientas de venta y gestión de suscripciones

Cuando se habla de las funciones del software para gimnasios, las herramientas de venta y la gestión de suscripciones merecen un capítulo aparte.

De hecho, un sistema de gestión que fomente la adquisición directa de nuevos socios y, al mismo tiempo, asegure una coordinación eficiente de las suscripciones existentes, puede marcar la diferencia en términos de consolidación y continuidad de las actividades.

Solo piensa en la eficacia de los formularios de reserva directa integrados en tu sitio web. Además de la venta online de suscripciones y otros servicios y productos de tu centro de fitness, es importante la gestión de la renovación digital y el proceso de cancelación de los contratos existentes.

Así que asegúrate de que la solución de gestión que elijas para tu gimnasio también cubra estas funciones.

Adquisición de clientes y gestión de clientes potenciales

Un programa informático de gestión para los gimnasios no puede dejar de garantizar la cobertura de servicios tan importantes como el proceso fundamental de adquisición de nuevos clientes y la gestión de leads.

De hecho, de aquí se deriva el nuevo negocio para el gimnasio, por lo que es fundamental centrarse en esta área estratégica del negocio y elegir la herramienta más apropiada y eficaz para ello.

¿Quieres un ejemplo? Es imperativo reactivar leads que no han sido convertidos en el pasado. Esto se puede hacer muy convenientemente con una función que envía correos electrónicos masivos automatizados a los contactos existentes con una nueva oferta para convencer al prospecto de que se inscriba eventualmente.

Una de las funciones fundamentales: la gestión de pagos

Con la gestión de los pagos, encontramos una de las funciones  de software más útiles y prácticas para los gimnasios.

A través de la automatización de los procesos de gestión de pagos, se garantiza a los propietarios de centros deportivos y gimnasios una gran flexibilidad y comodidad. Olvídate de los tiempos en que cobrar dinero era un dolor de cabeza.

Contar con una solución de software que pueda cubrir toda la gama de casos relacionados con los pagos, como el cobro de deudas, los recordatorios y los cambios en los métodos de pago, se convierte en algo esencial para el buen funcionamiento del flujo de capital de tu empresa.

Gestión y CRM

Otra función que no puede pasarse por alto es la que permite gestionar y alojar eficazmente los registros de tus socios en una buena herramienta de gestión de relaciones con el cliente (CRM).

Imagine que desea modificar los datos maestros o de contacto de tus socios, que desean acceder a una vista general completa de sus datos o, que deseas comunicarse con ellos por distintos propósitos como, por ejemplo, aniversarios personales, eventos del gimnasio, nuevas ofertas, recordatorios, etc.

Un software de gimnasios debe ser capaz de agilizar los procesos de comunicación, la relación con tus clientes y garantizar la supervisión adecuada de los datos relacionados y la optimización de esta área de tu negocio.

Gestión de la contabilidad y de la facturación

Probablemente, entre las tareas más complejas de las que hay que ocuparse se encuentra la gestión contable, fiscal y administrativa, ya que con demasiada frecuencia es muy difícil y fragmentada.

Sin embargo, existen soluciones de gestión que pueden garantizar una cobertura efectiva de estos aspectos gracias a las características del software para gimnasios que no sólo son innovadoras sino también funcionales.

Entre los ejemplos concretos cabe destacar la posibilidad de acceder automáticamente a  los plazos y los recordatorios de esta area, vigilar los planes de pago a plazos, asegurar la gestión de los pagos pendientes, los períodos contables, las cajas registradoras y muchos más.

Reportes

Gestionar tu centro de fitness sin conocimientos del estado de la empresa detallados, es uno de los peores errores que puedes cometer y es por esta razón que un buen informe es, sin duda, una de las características del software para que los gimnasios sean considerados con especial atención.
Si quieres saber cuáles son los principales indicadores que debes atender en tu gimnasio, te recomendamos que leas nuestro artículo sobre los principales KPI para gimnasios.

Gracias a esta función los managers pueden tener una visión de la tendencia de los ingresos, controlar cuidadosamente los costes, comprender la dinámica de uso de su gimnasio, evaluar la eficacia de las ofertas, analizar la tendencia de adquisición de nuevos socios y mucho más.

Si tu solución actual de gestión no te permite realizar este tipo de análisis, probablemente sea el momento de empezar a considerar nuevas alternativas.

Herramientas de marketing y aplicaciones de membresía

Basándonos en las características del software que hemos revisado hasta ahora, es probable que ya hayas identificado una serie de alternativas que se ajusten a tus necesidades.

Aún así, debes analizar si el software que has identificado tiene servicios de marketing directamente integrados, y comprobar la existencia de aplicaciones vinculadas.

Imagina que quieres atraer nuevos clientes a través de campañas de redes sociales y que quieres controlar los resultados directamente dentro de tu plataforma de gestión, o que quieres ofrecer a tus socios la posibilidad de reservar tus propias clases, citas y entrenadores personales a través de la aplicación integrada con el software.

Teniendo en cuenta esto, es esencial que el software de gestión que elijas, también ofrezca este tipo de servicios para tu gimnasio.

Integración con servicios de terceros

Esta función es particularmente útil cuando se necesita integrar el sistema de gestión con aplicaciones o módulos de terceros.

Ejemplos concretos son la conexión en red de las máquinas del gimnasio, de los tornos, de las duchas o de las taquillas, la integración de los correos electrónicos y/o SMS, de las tarjetas de crédito y mucho más.

No hace falta decir que un software para gimnasios limitado en este aspecto complica particularmente la gestión del centro de fitness, comprometiendo así no solo toda una serie de eficiencias de proceso, sino también el servicio hacia los socios.

Conclusión

A la luz de estas consideraciones, y basados en las sugerencias compartidas por los expertos de la industria que han estado trabajando con Magicline durante años como clientes, hemos intentado evaluar con la máxima atención todas las funciones más importantes en los software para gimnasios. Así, el éxito estará garantizado.

Si necesitas más información o simplemente buscas más consejos para abrir tu propio gimnasio, haz clic en el cuadro de abajo y reserva tu cita telefónica gratuita. ¡Estaremos encantados de ayudarte!

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Martin Saldaño

el 19 de febrero de 2021

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8 min
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