Les portes ouvertes, ça vaut la peine ?

Bien qu’il s’agisse d’un moyen efficace pour recruter de nouveaux membres, les portes ouvertes nécessitent une bonne organisation. Pour prendre la décision d’en organiser ou non, vous devez évaluer tous les scénarios possibles. Cela vous aidera à voir si les avantages l’emportent sur les ressources dépensées. Dans cet article, nous vous aidons à vous décider en abordant les avantages et les défis possibles.

Points forts des portes ouvertes

Attirer de nouveaux prospects / convertir les prospects existants

L’organisation de portes ouvertes semble être une étape logique pour attirer de nouveaux prospects. Mais aussi pour inviter les prospects existants à essayer votre studio. Contacter vos prospects avec une newsletter. Faites-leur savoir quand et où l’événement aura lieu et ce à quoi ils peuvent s’attendre. Informez également vos membres de vos portes ouvertes. Peut-être ont-ils des amis qui sont intéressés ?

Notre conseil : il est important de tenir un planing pour votre communication en amont. Dans cet article, vous trouverez plusieurs conseils à adapter à vos portes ouvertes.

Opportunités de parrainages

Combinez vos portes ouvertes avec un programme de parrainage. Il s’agit d’une opportunité qui crée un véritable gagnant-gagnant avec vos membres. Ils peuvent obtenir des récompenses lorsqu’ils recommandent votre salle de sport à leurs proches. En communicant cette date en avance, vos membres pourront plus facilement s’organiser et inviter leur famille et leurs amis.

Couplés à vos portes ouvertes, les programmes de parrainage sont une opportunité d’obtenir plus de prospects facilement.

Pour en savoir plus sur les programmes de parrainage, lisez notre article sur le sujet :

Lire l’article

Influence sur la communauté locale

Vous pouvez faire en sorte que vos portes ouvertes profitent à l’ensemble de la communauté locale. Par exemple, vous pouvez promouvoir un mode de vie sain en organisant non seulement des cours mais aussi plusieurs conférences sur la vie active et la nutrition. Vous pouvez également faire de la publicité pour votre événement auprès des entreprises dans le cadre de programmes d’entreprises. C’est assurément une bonne occasion de lancer ou de tester des possibilités de partenariat avec des entreprises locales (par exemple, pour ajouter un coin d’alimentation biologique).

Notre conseil : commencez l’organisation à l’avance et faites de la publicité intelligente !

Lorsqu’elles sont planifiées à l’avance, les portes ouvertes sont un excellent investissement dans la publicité pour votre salle de sport. Vous pouvez par exemple utiliser les options publicitaires des médias sociaux pour promouvoir votre événement et accroître votre notoriété. Utilisez le gestionnaire de publicités Facebook pour promouvoir vos annonces. Avec l’aide de géociblage vous pouvez définir le rayon dans lequel votre publicité doit être affichée.

Cela signifie que l’annonce est uniquement montrée aux personnes qui vivent ou travaillent autour de votre studio, et qui appartiennent à votre cible potentielle. Vous pouvez obtenir une grande portée avec un petit budget et placer l’annonce en ligne 2 à 3 semaines avant votre événement.

Pour vous inspirer, vous pouvez visiter la bibliothèque de publicité facebook. Il suffit d’entrer le sujet que vous recherchez et de regarder les annonces d’autres studios dans votre région. Avec peu d’efforts, vous pouvez augmenter l’attention portée à votre événement.

Exemple : Géo-targeting

Exemple : Bibliothèque de publicités Facebook

Défis des portes ouvertes et idées

Gestion de vos ressources

Les portes ouvertes signifient une bonne organisation. Pour cela, veillez à allouer vos ressources à bon escient. Gérez la disponibilité des salles, donnez des instructions à votre personnel afin que chacun sache exactement ce qu’il doit faire. Là encore, une bonne planification est la clé. Également, vous devriez probablement envisager d’organiser le nettoyage et l’entretien avant et après l’événement.

Analyse des besoins des membres et prospects

Les portes ouvertes ressemblent plus à une fête et ne permettent pas vraiment une approche personnalisée. Néanmoins, il est important de parler aux gens pendant l’événement. Votre personnel et vous-même avez une occasion unique de rencontrer vos membres et vos invités dans une atmosphère informelle et de mieux cerner leurs besoins.

Une planification minutieuse du programme peut occuper les visiteurs et répondre à leurs besoins. Vous pouvez par exemple inclure des cours spécialisés dans votre programme. Un entraînement pour les personnes qui veulent perdre du poids, un pour le renforcement musculaire, un pour la mobilité, etc. Cela vous permet de voir quels sont les sujets pertinents pour vos nouveaux membres potentiels et d’aborder ces questions de manière plus approfondie pendant le cours.

Trafic trop faible ou trop important

Les deux côtés de la médaille doivent être bien pensés à l’avance. Si l’on planifie correctement les campagnes de marketing, la promotion par le biais des membres et les programmes de parrainage, les invités sont susceptibles non seulement de venir mais aussi de se presser dans votre studio. Pour ce scénario, vous devez être bien préparé et notamment limiter l’accès de votre salle.

Vous pouvez pré-enregistrer les invités à différentes activités et rendez-vous grâce à votre logiciel de gestion. Un bon exemple est de proposer la réservation de rendez-vous, via MySports.com par exemple. Cela vous donne au moins un aperçu du nombre de personnes inscrites. Il faut absolument prévoir un programme détaillé de la journée et vous pouvez également envisager la possibilité d’organiser des jeux ou des cours en plein air afin de donner le choix aux participants.

Lire notre article sur MySports

Découvrir MySports

Faible niveau de conversion

Le résultat le plus frustrant de l’événement après tant d’efforts peut être un faible niveau de conversion. Ce sera le moment idéal pour analyser ce qui n’a pas fonctionné afin de trouver de nouvelles idées pour les événements futurs. L’analyse est la clé du succès. Cependant, même si les prospects ne se convertissent pas aussi rapidement que prévu, vous aurez toujours collecté des informations les concernant. Cela pourra vous servir pour les relancer dans le futur !

Petite astuce : pour augmenter le niveau de conversion, essayez une campagne d’e-mailing automatisée après l’événement !

Coût

Pour que l’événement ait de la valeur, il est indispensable d’investir correctement. Personnel, décor, flyers, publicité, nettoyage. Assurez-vous que le budget de votre événement est correctement établi et qu’il inclut toutes les dépenses spécifiques auxquelles vous pouvez penser (peut-être qu’un éclairage supplémentaire ou un DJ ajoutera à l’atmosphère). Disposer d’un « fonds d’urgence » vous permettra également de réduire le stress et de faire en sorte que tout se passe plus facilement. Néanmoins, vous pouvez toujours essayer de faire preuve de créativité pour économiser un peu de budget. Par exemple, en engageant des bénévoles, en établissant des partenariats avec des entreprises locales ou même en essayant d’attirer des sponsors.

Conclusion

Il est plutôt évident que les défis liés aux portes ouvertes ne sont pas de véritables inconvénients mais plutôt des opportunités de mieux comprendre les besoins de vos clients et de vous développer plus efficacement. Avec une planification intelligente, l’allocation de ressources et l’utilisation d’un logiciel pour vos besoins de gestion, les portes ouvertes peuvent devenir l’un des meilleurs outils pour augmenter le nombre de membres.

Dernier conseil : planifier vos portes ouvertes en janvier lorsque statistiquement la plupart des adhésions sont vendues !