le octobre 03, 2022
Dans le monde des services, la digitalisation avec l’aide d’un logiciel s’assure petit à petit une place de choix. Hôtellerie/restauration, transports, banque ou encore activité immobilière. Ces secteurs ont déjà bien entamé leur mutation. Alors pourquoi pas dans les salles de sport ? L’utilisation d’un logiciel de gestion bénéficie à votre équipe, votre structure ainsi qu’à vos clients.
Cette semaine nous vous donnons des conseils pour choisir le logiciel adapté à vos besoins. Et notamment les éléments clés à prendre en compte lors de l’évaluation d’un logiciel de gestion.
Logiciel de gestion : véritable besoin ou outil additionnel ?
L’émergence des solutions digitales vient d’un constat simple : la gestion de sa salle de sport sous Excel est en fait ni simple ni fiable.
De nombreux gérants font en effet face aux difficultés de mise à jour, de partage, de manque de visibilité et bien entendu, de travail manuel ! Excel devient chronophage en plus de s’avérer être incomplet dans les solutions fournies pour gérer une salle de sport. Ce n’est en effet pas avec un tableau croisé dynamique que vous gérez les prélèvements de vos clients ou que vous envoyez des emailings !
Il vous faut alors utiliser d’autres solutions spécifiques pour compléter votre palette de services.
En soi c’est faisable mais la limite se fait rapidement sentir. La multiplication des outils décentralise la gestion de votre salle et génère de la perte de temps. Il faut en effet faire le lien entre différents systèmes qui ne communiquent pas forcément les uns avec les autres.
Enfin, n’oubliez pas que dans le même temps, il faut donner des cours, gérer les coachs, relancer les membres avec un retard de paiement, etc. Alors pourquoi ne pas déléguer certaines tâches en ayant recours à une logiciel de gestion ?
Le logiciel développé sur mesure : fausse bonne idée ?
Entre le fichier Excel et le logiciel de gestion, il existe un intermédiaire : le recours à un développeur. Ce dernier peut effectivement développer un outil spécifique qui répondra à vos besoins. Malheureusement, là encore c’est une solution limitée dans le temps.
Votre outil répondra-t-il à vos besoins dans deux ans ? Ces fonctionnalités seront-elles toujours à jour et adaptées au nombre de vos clients ? D’autre part, si pour une raison ou une autre vous décidez de travailler avec un autre prestataire, aura-t-il la possibilité de baser son travail sur de l’existant ou lui faudra-t-il remettre sur pied une solution complète ? Comment pouvez-vous intégrer votre solution avec des outils externes pour développer votre écosystème complet ?
Bien que souvent attrayant, le recours à une solution développée sur mesure par un prestataire externe est souvent onéreuse et peut vite s’avérer limité en termes de fonctionnalités et de mises à jour.
Les avantages du logiciel grand public
En optant pour un logiciel de gestion pour salle de sports développé par des spécialistes du secteur, vous vous assurez :
- que votre outil saura vous accompagner à chaque étape de votre croissance.
Chez Magicline par exemple, les formules illustrent cette volonté d’accompagnement. Vous pouvez en effet débuter avec les fonctionnalités essentielles de gestion et une application mobile pour 0€ par an.
- d’avoir un outil qui répond constamment aux évolutions du secteur.
Avec plus de 5 000 salles qui utilisent Magicline en Europe, suivre l’evolution du marché est intuitif ! La rapide intégration de Zoom dans Magicline pour les cours en ligne lors du premier confinement est un exemple parlant.
- de bénéficier de l’accompagnement du support client.
En cas de question ou de difficulté, de suggestions de développement et de besoin en formation, cette équipe est dédiée à votre réussite. En d’autres termes, vous ne serez jamais seul face à votre logiciel. Ce qui est de nouveau un net avantage pour un logiciel de gestion développé par une entreprise spécialisée dans ce domaine.
Maintenant que nous avons évoqué les raisons pour lesquelles nous vous recommandons d’utiliser un logiciel de gestion pour votre salle, voyons comment le choisir. Attardons nous sur les éléments à prendre en compte pour vous aider dans le choix de votre logiciel. En effet, suite à l’utilité avérée des logiciels de gestion, il existe beaucoup de solutions sur le marché. À vous d’en tirer profit pour retenir le logiciel qui répondra le mieux à vos besoins.
Les fonctionnalités incontournables d’un logiciel de gestion
La réservation en ligne
Un logiciel de gestion doit avant toute chose, vous faire gagner du temps dans votre quotidien de gérant de salle de sport multi-casquette. La réservation de cours en ligne vous permettra de vous affranchir de la gestion manuelle du remplissage de vos cours. Mieux, vous pourrez même définir le nombre de places disponibles pour chacun des cours, mettre en place une liste d’attente ou encore définir les conditions d’annulations de votre choix. Cerise sur le gâteau vos coachs auront la possibilité de savoir en amont qui participe à leurs cours et pourront alors mieux préparer la séance.
L’autre bénéfice de la réservation en ligne est indéniablement l’accessibilité et la mise à jour de votre planning de cours. En effet, dans l’optique de proposer un parcours client fluide et simple, il est primordial de rendre le planning de vos cours accessible sur votre site Internet (et même sur vos réseaux sociaux pour aller plus loin). Un empêchement de dernière minute, un changement de salle ? Plus besoin de remettre votre PDF à jour. Avec un logiciel de gestion, toutes les modifications relatives à votre planning sont immédiatement prises en compte et mises à jour automatiquement. Pratique non ?
Il est même possible de créer un tunnel de vente dédié à la séance d’essai. Grâce à ce dernier vous pourrez recueillir des informations sur les motivations et attentes du prospect et mettre en place une série d’actions en interne pour convertir ce prospect en client.
Application mobile
D’après l’INSEE, en France en 2021, 77% de la population âgée de 15 ans ou plus est détentrice d’un smartphone. Vous l’aurez compris, le smartphone est devenu un outil incontournable. Avec une application mobile, vous donnez à vos clients la possibilité de réserver ou d’acheter un cours ou une séance à chaque instant du quotidien. Il serait dommage de s’en priver ! C’est pour cela que Magicline propose à tous ses clients l’utilisation d’une application mobile pour les membres. Il est également possible de développer une application en marque blanche pour votre salle.
Les indicateurs de santé économique
Pour une gestion pérenne et saine de votre salle, il est important de pouvoir rapidement avoir une vue d’ensemble des indicateurs clés. Chiffre d’affaires, nouveaux membres, résiliation au cours des 30 derniers jours, fréquentation de vos cours… Sans solution dédiée, rassembler toutes ces informations et les analyser prend un temps considérable. C’est pourquoi, là encore le recours à un logiciel de gestion est d’une grande aide. En plus de centraliser toutes les informations relatives à l’activité de votre salle (paiements, nouveaux membres, réservations…), vous pouvez consulter facilement des données actualisées et mises en forme. Ainsi, vous êtes sûr de prendre les bonnes décisions.
Les facteurs externes à prendre en compte
Le support client doit être un critère important lors de la sélection de votre futur outil. En ce sens, n’hésitez pas à vous renseigner sur la forme du support fourni. Il y a-t-il un support téléphonique ? Un centre d’aide pour trouver la réponse à vos questions ? Quel est le temps moyen de réponse ? Ne sous-estimez pas ce paramètre, si vous souhaitez profiter pleinement de votre logiciel et de ses fonctionnalités.
Dans le même esprit, essayez de connaître le plan de développement des nouvelles fonctionnalités pour les mois à venir. Vous serez alors plus à même de juger de la vision et des développements futurs de la société. Pour permettre de mieux se représenter l’utilisation d’un logiciel de gestion, certains d’entre eux peuvent être testés et utilisés gratuitement. C’est une bonne opportunité pour vous faire votre propre avis avant d’effectuer votre choix. Magicline, vous propose par exemple une version de test gratuite pour que vous puissiez prendre votre décision en toute connaissance de cause.
Enfin sachez qu’il existe également des comparateurs de logiciel, comme Capterra, pour vous aider à choisir votre futur outil. N’hésitez pas à le consulter.
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