Ruhezeiten und Externe Kommunikation - MAGICLINE Blog

Ruhezeiten und Externe Kommunikation

Kleine Updates mit großer Wirkung

Marc Brasch

am 07. August 2019

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3 min

Ruhezeiten

Die Ruhezeiten haben wir komplett überarbeitet und die Eingabe für dich somit noch besser und sicherer gemacht.

Ruhezeitgründe

In den Einstellungen findest du die Ruhezeitgründe. Wir haben eine erste Auswahl für dich hinterlegt, du kannst diese aber selbst erweitern oder eingrenzen und damit für dein Studio individuell anpassen. Diese Gründe können dann beim Eintragen von Ruhezeiten hinterlegt werden.

Ruhezeiten erstellen leicht gemacht
Gründe der Ruhezeiten im Überblick

Ruhezeiten-Konfiguration

Ebenfalls in den Einstellungen gibt es die Konfiguration von Ruhezeiten. Hier kannst du festlegen, wie Ruhezeiten genommen werden dürfen. Ob Tag genau, wöchentlich oder monatlich und ob mit Zugangssperre oder ohne. Dies kannst du einmal festlegen und bestimmten Laufzeiten deiner Tarife zuordnen. Du kannst außerdem festlegen, wie oft und wie viele Ruhezeiten ein Mitglied nehmen darf.

Jede Ruhezeit kann einzeln konfiguriert werden

Anlegen von Ruhezeiten

Das Anlegen von Ruhezeiten folgt nun der von dir eingestellten Konfiguration. So kann dein Mitarbeiter nur Ruhezeiten eintragen, die per Konfiguration auch erlaubt sind. Natürlich können Mitarbeiter mit Experten-Recht auch auf individuelle Anpassung umschalten und weiterhin frei eintragen.

Vorsicht: Das neue Recht “Ruhezeiten individuell anlegen” wurde bestimmten Rollen bereits zugeordnet. Bitte kontrolliere, ob für dich die korrekten Rollen dieses Recht freigeschaltet haben.

Ruhezeiten im Selfservice

Viele von euch Nutzen bereits das Online-Mitgliederportal und du kannst deinen Mitgliedern jetzt den Ruhezeiten-Bereich im Selfservice freischalten. Du kannst wählen, ob nur du Ruhezeiten anzeigen möchtest oder deine Mitglieder auch Ruhezeiten beantragen können.

Ruhezeiten im Selfservice-Bereich

Durch die Konfiguration, die du bereits festgelegt hast, können wir die Beantragung von Ruhezeiten weitestgehend automatisieren. Wenn du es möchtest, kannst du die Anfrage in deiner Magicline “Annehmen” oder “Ablehnen” und deine Mitglieder werden per E-Mail über deine Entscheidung informiert.

Weitere Informationen zu den Ruhezeiten findest du in diesem Help-Center-Artikel.

Externe Kommunikation

Telefonanrufe, Gespräche im Studio, eingehende Briefe und E-Mails — das alles lässt sich jetzt auch in der Magicline protokollieren!

In der Mitgliedsansicht gibt es hierfür ein neues Widget, welches direkt jegliche Kommunikation chronologisch aufführt. Hier können über das Drei-Punkte-Menü ganz einfach neuen Nachrichten erstellt werden. Zusätzlich kann auch ein neuer Dialog zum Protokollieren der Kommunikation, die außerhalb der Magicline erfolgt ist, gestartet werden.

Übersicht der Kommunikationskanäle

Diese neuen Kommunikationseinträge können einen Kanal (Telefonat, E-Mail, Brief, SMS), eine Richtung (Eingehend, Ausgehend), einen Betreff, inhaltliche Notizen sowie eine Uhrzeit und Mitarbeiter enthalten.

Auswahl Kommunikationskanal

Alle Nachrichten, die direkt aus der Magicline versendet worden sind, werden automatisch als neuer Kommunikationseintrag angezeigt. Somit erhält man eine Gesamtübersicht über alle Kommunikationskanäle zum Mitglied.

Erweiterte Kommunikationseinstellungen

In den kommenden Tagen schalten wir erweiterte Kommunikationseinstellungen für Mitglieder frei. Hierdurch können Mitglieder beispielsweise Newsletter abbestellen, aber weiter Terminerinnerung per E-Mail erhalten.

Erweiterte Kommunikationseinstellungen

Als Studio kann man seine Standardeinstellungen für alle neuen Mitglieder einstellen. Neue Mitglieder haben die Möglichkeit, diese entweder so zu akzeptieren oder eigene Präferenzen einzustellen — im Rahmen des Vertragsabschlusses im Verkaufstool, aber auch später.
In diesem Rahmen haben wir bereits alle bestehenden Kommunikationsvorlagen einer der neuen vier Kategorien zugeordnet:

  • Vertragsbezogen: Bestätigung, Ruhezeiten, Mahnlauf und Stornierungen
  • Terminvereinbarungen: Terminbestätigungen, Änderungen und Erinnerungen
  • Allgemeine Informationen: Öffnungszeiten oder Studiowechsel, verbesserte Selfservices und mehr
  • Newsletter

Studios können einfach die Kategorien von bestehenden Vorlagen ändern oder ganz einfach neue Vorlagen einer dieser Kategorien zuordnen.

Vertrauliche Notizen

Um vertrauliche Informationen über Mitglieder für einen eingeschränkten Mitarbeiterkreis anzulegen, gibt es jetzt einen weiteren Typ für Notizen. Dieser lässt sich über ein gesondertes Recht für einzelne Mitarbeiter aktivieren.

Vertrauliche Notizen anlegen

Kommunikationsstopp

In manchen Fällen soll jede Form der Kommunikation zu einem Mitglied unterbunden werden. Für diese Anforderung kann jetzt neben den Einstellungen für die Kommunikation zum Mitglied auch ein absoluter Kommunikationsstopp aktiviert werden.
In allen Nachrichten-Dialogen und auch bei den automatischen Benachrichtigungen wird diese Information ausgewertet und der Versand unterbunden.

Kommunikation mit einem Mitglied stoppen

Status für Mitglieder-Adressen

Aktuell arbeiten wir an einer Erfassung von Briefrückläufern. Als erste neue Funktion in diesem Bereich können Mitgliederanschriften nun als unzustellbar markiert werden. Das Versenden von Briefen oder Serienbriefen wird dann für diese Mitglieder unterbunden.

Adressen können als ungültig markiert werden

Abbuchungsstopp und temporäre Sperren

Am Mitglied konnte man bereits einen Mahnstopp und einen Inkassostopp hinterlegen.
Mit diesem Release kann ein Betreiber zusätzlich einen Abbuchungsstopp setzen. Dadurch wird ein Mitglied im Zahllauf nicht berücksichtigt. Für alle drei Sperren gibt es außerdem die Möglichkeit, diese Sperre bis zu einem bestimmten Datum zu setzen. Nach diesem Datum wird die Sperre dann nicht mehr berücksichtigt.
So kann ein Betreiber zum Beispiel die Mahnungen für das Mitglied aussetzen, wenn es mit dem Mitglied eine Absprache über eine Zahlung getroffen hat. Sollte das Mitglied dann bis zu diesem Datum nicht gezahlt haben und der Stopp nicht manuell entfernt werden, läuft es automatisch wieder in den Mahnlauf.

Weitere Informationen zur externen Kommunikation findest du in unserem Help-Center.

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