Update: Wartelisten sind da! - MAGICLINE Blog

Update: Wartelisten sind da!

Neue Kundenrückgewinnung und eine bessere Umsatz-Analyse

magicline

am 08. Oktober 2020

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3 min

Das KW41-Update der Magicline hat es ganz schön in sich. Endlich können Studiobetreiber das heißersehnte Feature der Wartelisten für Kursbuchungen nutzen. Darüber hinaus haben wir eine neue Option zur Rückgewinnung von ehemaligen Kunden sowie eine bessere Umsatz-Analyse integriert.

Wartelisten

Das Warten hat einen Anfang!

Die Kursplanung erhält ein wichtiges Update und unterstützt ab sofort Wartelisten! Wenn die maximale Teilnehmeranzahl erreicht wurde, werden weitere Interessenten direkt in die Warteliste gebucht. Sobald ein Teilnehmer absagt, rückt das erste Mitglied von der Warteliste nach.

Bild: Übersicht der Kurse und Wartelisten
Die Übersicht der Kurse und der dazugehörigen Warteliste

Du kannst die Wartelisten ganz einfach unter Kurse > Einstellungen aktivieren. Hier findest du das Widget “Wartelisteneinstellungen”, wo der Modus hinterlegt wird. Aktuell unterstützen wir hierfür nur das “Direkte Nachrücken”, d.h. Interessenten werden automatisch von der Warteliste in den Kurs übernommen. Zusätzlich kannst du auch einen Zeitraum hinterlegen, wie kurzfristig Teilnehmer nachrücken dürfen.

Neue Vorlagen und Benachrichtigungsregeln

Im Widget “Vorlagen für neue Kurstermine” kannst du einen Standardwert für die Größe der Warteliste zukünftiger Kurstermine hinterlegen. Diese Einstellungen beziehen sich auf alle neuen Kurstermine, die im Anschluss angelegt werden. Alle bestehenden Termine können über die Quick-View um eine Wartelisten-Anzahl erweitert werden.

Zu den Wartenlisten gibt es auch drei neuen Vorlagen und Benachrichtigungsregeln, welche die Teilnehmer sinnvoll über die Änderung bei einer Buchung informieren. Jeder Interessent erhält nach seiner Buchung eines Wartenlistenplatzes eine Wartelistenbestätigung. Die Info “Teilnehmerplatz gebucht” wird für nachgerückte Teilnehmer versendet und “Kein Teilnehmerplatz verfügbar” erhalten alle Teilnehmer, die vor Terminbeginn keinen Platz mehr erhalten haben.

Die Anzeige der Warteliste erfolgt in allen terminbezogenen Ansichten der Magicline und natürlich auch in der NoExcuse-App sowie im Mitglieder-Portal.

Bild: Einstellung der Wartelisten
Vorlagen und Einstellungen für Wartelisten

Optimiere deine Kundenrückgewinnung

Wir alle wissen, dass das Gewinnen von neuen Mitgliedern zeitaufwändig und mit Kosten verbunden ist. Oftmals ist die gezielte Rückgewinnung von gekündigten Mitgliedern eine effiziente Ergänzung, um die Mitgliederanzahl dauerhaft zu steigern. Um diesen Prozess bestmöglich zu unterstützen, haben wir einen neuen Bereich in deiner Magicline geschaffen!

Im bisherigen Hauptbereich unter “Interessenten” gibt es nun den neuen Unterbereich “Kundenrückgewinnung”. In der “Übersicht” werden alle aktiven Kündigungen erfasst und können in verschiedene Prozessphasen aufgeteilt werden. Jede Kündigung kann einen festen Bearbeiter bekommen und dieser erhält alle wichtigen Informationen zum Mitglied, dem Vertrag und der Kündigung in einer Quick-View.

Bild: Übersicht Kundenrückgewinnung
Die Übersicht zur Kundenrückgewinnung

Es gibt zwei zusätzliche Ansichten mit einer Liste aller zurückgewonnen Mitglieder und den endgültig verlorenen Mitgliedern. Sobald ein neuer Vertrag für ein Mitglied abgeschlossen oder die Kündigung zurückgezogen wird, wird das Kündigungselement automatisch aus dem Prozess entfernt.

Viele Einstellungsmöglichkeiten

Für die Aktivierung der Kundenrückgewinnung können im Bereich “Einstellungen” im Widget “Kundenrückgewinnung” einige Konfigurationen vorgenommen und verschiedene Kündigungsarten für den Prozess aktiviert werden:

  • Ordentliche Kündigungen
  • Außerordentliche Kündigungen
  • Verträge ohne Verlängerung
  • Aufgebrauchte Kartenkontingente

Für Kündigungen können bestimmte Kündigungsgründe ausgegrenzt werden, die nicht in den Prozess aufgenommen werden sollen (z.B. Hausverbot, Elternzeit). Hilfreich ist auch die Angabe einer Zeitfrist, ab wann Kündigungen nach Vertragsende automatisch aus dem Prozess entfernt werden sollen. Alle Einstellungen gelten immer für zukünftige Kündigungen und sind nicht rückwirkend.

Über das Kontextmenü des Widgets können auch einmalig alle aktuell aktiven Kündigungen in den Prozess importiert werden. Hierfür musst du auf “Bestehende Kündigungen aufnehmen” klicken.

Wir haben viele Einstellungsmöglichkeiten eingebaut

Rechte:

Während beim Feature der Wartelisten bestehende Rechte erhalten bleiben, kommen im Bereich der Kundenrückgewinnung neue dazu (Lesen, Schreiben, Bearbeiten, Löschen).

Neue Umsatz-Analyse

Im Bereich Finanzen -> Umsatz gibt es eine neue, überarbeitete Analyse deiner Umsätze des aktuellen und auch vergangener Monate. Im Wesentlichen haben wir sowohl die Generierung als auch die Strukturierung der Daten optimiert. So wird dir ein einfacher Abgleich mit den Buchungsdaten aus dem Steuerberater-Portal ermöglicht. Du kannst für die komplette Analyse wählen, ob du Brutto- oder Netto-Werte betrachten möchtest.

In der Analyse ganz oben sind nun zusätzlich wichtige Kennzahlen auf einen Blick dargestellt. Direkt darunter gibt es eine detaillierte Ansicht deiner Umsätze. Diese ist in drei Bereiche unterteilt:

  • Umsatz aus Beiträgen und Verkäufen
  • Umsatz aus Gebühren
  • Umsatzminderungen

So kannst du die verschiedenen Umsatzgruppen getrennt voneinander betrachten. Dadurch erhältst du einen klaren Überblick über die verschiedenen Umsatztypen und kannst die Daten mit den Buchungsdaten aus deinem Steuerberater-Portal abgleichen. 

Bild: neuer Umsatz-Report
So sieht der neue Umsatzreport aus

Über das Icon oben links in der Tabelle kannst du dir die Daten ganz einfach als Excel-Datei herunterladen und nach Belieben weiter verarbeiten. Das andere Icon (oben rechts in der Tabelle) gibt dir wiederum noch mehr Möglichkeiten, deine Daten zu filtern oder anderweitig aufzubereiten. Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn du mehrere Studios gleichzeitig betrachten möchtest.

Unterhalb der Tabelle haben wir deine Umsätze noch einmal grafisch als Balken- oder wahlweise auch Liniendiagramm abgebildet. So kannst du auf einen Blick erkennen, wie sich dein Umsatz entwickelt.

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